В любой работе текучка и рутина может разрушить все. Для того, чтобы не захлебнуться в ней и оставить время на интересные идеи, стратегирование, можно дать следующие советы:
- Грамотно распределять рабочее время, освоить «тайм-менеджмент», особенно матрицу Эйзенхауэра
Квадрант А: важные и срочные дела. Постоянное наличие дел в этом квадранте говорит о проблемах с планированием или о неправильной расстановке приоритетов, поскольку важные задачи должны выполняться до того, как перейдут в разряд срочных. Разумеется, возможны ситуации, когда и у хорошо организованных и дисциплинированных людей дела переходят в разряд важных и срочных. Но при идеальном планировании квадрант A большую часть времени должен оставаться пустым. Своевременно выполняя задачи из квадранта B, добиться этого не сложно.
Квадрант B: важные, но не срочные дела. Несмотря на то, что данный квадрант идёт вторым, именно он является самым важным. В нём должны находиться дела, являющиеся наиболее приоритетными и перспективными для вас. Это задачи, выполнение каждой из которых приближает вас к цели. В идеале, именно этим делам необходимо посвящать практически всё своё время. Люди, занимающиеся преимущественно делами из квадранта B, добиваются наибольших успехов. У них лучше складывается карьера и бизнес, и даже в личной жизни присутствует больше гармонии.
Квадрант С: срочные, но не важные дела. К этой группе относятся дела, не приближающие вас к цели, а только отвлекающие от важных дел своей срочностью. Они снижают вашу эффективность, мешая сосредоточенно работать. Но люди, которые не знают, что такое матрица Эйзенхауэра, и не используют её для планирования, обычно не отличают дела из квадранта C от дел из квадранта A. Поэтому всегда важно помнить об актуальных планах и при анализе важности каждого дела решать, приближает ли оно вас хотя бы к одной из ваших целей.
Обычно в квадрант C попадают дела, которые приходится делать, хоть они и не представляют ценности. Это может быть навязанная встреча, или чей-то день рождения, который вы не пропускаете из вежливости. Также в группу C входят всевозможные хлопоты, которых нельзя избежать, такие как разбившаяся ваза, сгоревшая лампочка, заскрипевший навес двери или сломавшийся кран на кухне. Решение этих проблем обычно не терпит отлагательств, но не продвигает вас к цели и не приносит особой пользы, а лишь устраняет внезапно возникшие неудобства, отнимая время и энергию.
Квадрант В: не срочные и не важные дела. В эту группу входят дела, которые часто называют «пожирателями времени». Они вообще не приносят пользы, и нет никакой необходимости ими заниматься. Это всевозможные рутинные развлечения, пустые разговоры в рабочее время, общение в чатах и на форумах, просмотр видео с котиками на YouTube. Иногда вам кажется, что можно «по-быстрому» разложить пасьянс «Косынка» или сыграть в «Сапёра», но в итоге эта мелочь отнимает у вас час или два, да ещё и утомляет. Отдых действительно может быть полезным и содержательным, но подобные отвлечения от работы чаще оказываются бессмысленными, рутинными и даже утомительными.
Помимо матрицы Эйзенхауэра есть другие эффективные способы управления временем: прежде всего фиксация планов (ведение дневников, ежедневников, еженедельников). Наиболее удобным, на наш взгляд, именно ведение еженедельников — его просмотр дает расписание на каждый день. Дела можно эффективно переносить стрелочками на соседнюю дату. В случае выполнения дела можно ставить галочку или обводить в кружок порядковую цифру «дела». В начале еженедельника, который, как правило, составляется на год, можно писать цели на год — обведение в конце года их в кружочек как выполненных может доставлять особенное удовольствие и будет прекрасным мерило и мотиватором достижения целей.
- Делегируйте рутинные функции коллегам, членам семьи, автоматизированным системам и цифровым помощникам. Ставьте «напоминалки» в виде записок или будильников.
- Обсудите с начальством возможность изменение своего функционала с целью переключения на более интересные виды деятельности, проекты
- Выступите сами с инициативой нового полезного и интересного проекта, чтобы переключиться на него полностью и уйти тем самым от рутины.